Die eigene Eigene Firmen-E-Mail erstellen:
So funktioniert die Einrichtung
Ein technischer Leitfaden: Was Sie für eine professionelle E-Mail-Adresse (info@...) benötigen, wie DNS-Records funktionieren und welche Kosten wirklich entstehen.
Grundlagen: Domain vs. Freemail
Eine E-Mail-Adresse besteht aus zwei Teilen: dem Namen vor dem @-Zeichen und der Domain dahinter. Während private Nutzer oft kostenlose Anbieter (Freemail) verwenden, ist im geschäftlichen Umfeld eine eigene Domain Standard.
Der technische Unterschied liegt in der Kontrolle. Bei einer eigenen Domain bestimmen Sie selbst über den Mailserver, die Datensicherheit und die Speichergröße. Zudem gehören die Daten Ihnen und werden nicht zu Werbezwecken analysiert.
Schritt-für-Schritt zur Einrichtung
Der Weg zur eigenen E-Mail ist eigentlich logisch, aber der Teufel steckt im Detail. Hier erklären wir genau, was technisch passiert.
Auswahl & Registrierung (Der "Grundstein")
Sie brauchen zwei Dinge: Einen Namen (Domain) und einen Speicherplatz (Webspace/Mailspace).
- Domain-Check: Prüfen Sie, ob ihrefirma.de frei ist. Vermeiden Sie Umlaute (ä,ö,ü), da diese im Ausland oft Probleme machen.
-
Hosting-Vertrag: Sie schließen einen Vertrag mit einem Anbieter (z.B. Strato, Ionos, All-Inkl).
Unser Tipp: Achten Sie darauf, dass Sie als Admin-C (Inhaber) eingetragen sind. Die Domain muss Ihnen gehören, nicht Ihrer IT-Agentur!
Die Technik im Hintergrund (DNS & Sicherheit)
Jetzt muss dem Internet gesagt werden, wohin E-Mails geschickt werden sollen. Das passiert im "Domain Name System".
- MX-Records setzen: Falsche Einträge führen dazu, dass Mails im Nirgendwo verschwinden.
-
SPF-Eintrag (Anti-Spam): Ein Text-Eintrag (z.B.
v=spf1 include:_spf.google.com ~all), der beweist, dass Ihr Server Mails senden darf. Ohne diesen landen Sie bei Gmail-Empfängern sofort im Spam. - Postfächer anlegen: Wir erstellen Adressen wie info@..., buchhaltung@... oder vorname.nachname@... und generieren sichere Passwörter.
Verbindung mit PC & Smartphone
Die Adresse nützt nichts, wenn sie nicht in Ihrem Outlook oder auf dem iPhone läuft.
[Image of imap vs pop3 email diagram]- IMAP statt POP3: Wir richten immer IMAP ein. Wenn Sie eine Mail am Handy löschen, verschwindet sie auch am PC. Bei POP3 (veraltet) hätten Sie Chaos.
- SSL/TLS Verschlüsselung: Wir konfigurieren die Ports (993 für Eingang, 465/587 für Ausgang), damit Passwörter nicht im Klartext übertragen werden.
- Outlook/Apple Mail: Das Einbinden erfordert oft Detail-Einstellungen (Serverpfade, Authentifizierung), die wir für Sie übernehmen.
Benötigen Sie Unterstützung?
Die Konfiguration von DNS-Records und Servern kann für Laien kompliziert sein. Fehler führen oft dazu, dass keine Mails mehr empfangen werden können. Wir können diesen Prozess für Sie übernehmen.
Was wir tun
- • Registrierung der Domain auf Ihren Namen
- • Konfiguration Hosting & DNS
- • Erstellung des E-Mail-Postfachs
Einrichtung
- • PC/Laptop: Bequem per Fernwartung (Remote)
- • Smartphone: Nur vor Ort in unserem Büro